Wie erstelle ich eine Import-Vorlage für Inventarlisten?

Wie du eine Schnittstelle zu deinen externen Datenbanken erstellen kannst erfährst du hier.

Bevor du Daten aus Deinen bisherigen Systemen importieren kannst, musst du eine Import-Vorlage erstellen. In dieser legst du fest, welche Daten übernommen werden sollen und welche Felder benötigt werden. Du musst also nicht alle Felder deiner Import-Datei auch importieren. 


Und so funktioniert's:

Den vollständigen Import-Prozess inkl. Video-Tutorial zeigen wir dir hier.

 

1. Gehe ins Import/Export-Menü

 

2. Klicke auf den Reiter Inventare und dann auf Datei-Format

 

3. Klicke auf den Hinzufügen-Button

 

4. Wähle Import

 

5. Ziehe deine Vorlage-Datei per Drag&Drop in das Fenster (siehe unten) oder Klicke ins Fenster und wähle die Vorlage-Datei aus, dann klicke auf Continue

Beachte, dass die Vorlage-Datei im .csv-Format sein muss, damit es nicht zu Komplikationen oder Fehl-Darstellungen im Upload kommt. 

 

6. Wähle  in der Vorschau deine gewünschten Optionen aus und gib der Vorlage einen Namen

Du kannst einstellen, ob die Vorlage die erste Zeile als Überschrift übernehmen soll, welches Trennzeichen verwendet werden soll und ob leere Felder der Vorlage bestehende Felder überschreiben sollen.

 

7. Ordne beim Mapping alle ITEXIA-Felder den entsprechenden Feldern in der Import-Datei zu. Ziehe dazu die ITEXIA-Felder auf der linken Seite an die entsprechende Position in der Mitte.

 

Beachte, dass du hier keine neuen Felder erstellen kannst. Stelle also im Vorhinein sicher, dass du alle zu importierenden Felder bereits im Inventarmanager erstellt hast.

Du kannst Felder aus der Import-Datei über das Kreuz entfernen, wenn du sie nicht importieren möchtest.

Beachte, dass du nur die identischen Feldtypen (Text, Nummer, Datum, ...) nebeneinander ziehst. Sollte der Feldtyp eines Import-Feldes nicht stimmen, kannst du die Kategorie manuell einstellen. Doppelklicke dazu einfach auf das Feld.

Wähle hier den passenden Feldtyp aus.

 

8. Wähle einen Primarschlüssel aus

Hinweis: Der Primärschlüssel dient der eindeutigen Zuordnung der Import-Felder zu den ITEXIA-Feldern. Sinnvoll ist es, hier den Scancode bzw. die Anlagennummer auszuwählen, da diese i.d.R. jeweils nur einmal vergeben ist. 

Beachte: Im obigen Beispiel wird der Primärschlüssel zwischen Scancode und Anlagenummer gesetzt. Das ist der Fall, wenn:

  • Du bereits eigene Etiketten nutzt mit einer eigenen Nummer darauf, zB. deiner Anlagennummer, und eine .csv-Datei mit deinen Inventardaten nach Itexia importieren möchtest. Dann musst du beim Mapping den Scancode (Feld in Itexia) neben das Feld Anlagennummer (oder wie auch immer du deine eineindeutige Nummer aus deiner Importdatei bezeichnest) ziehen, damit beim Scannen klar ist, dass zu dieser Nummer ein bestimmtes Inventar gehört 

In diesem Beispiel wird der Primärschlüssel zwischen Anlagen-Nr. und Anlagennummer gesetzt. Das ist der Fall:

  • Wenn Du mit unseren Etiketten neu etikettierst.
    Lege dann vor dem Erstellen der Importvorlage ein neues Feld "Anlagennummer" an, in welches die eineindeutige Nummer aus Deinem zu importierenden Datensatz (z.B. die Anlagen-Nr, Datev-Nr. Oder Sap-Nr.) importiert werden soll.
    Das Feld Scancode brauchst du in diesem Fall nicht beachten. Den Scancode fügst du erst während deiner Inventarisierung zu den Anlagennummern hinzu. 

Beachte außerdem, dass der Import alle bestehenden Felder überschreibt (auch solche, die du in den Felddefinitionen als "Nicht bearbeitbar" definiert hast sowie die Daten von gelöschten oder gesperrten Inventaren).

Möchtest du ein Feld beim Import also nicht überschreiben, achte darauf, dieses Feld beim Mapping nicht mit in die Mitte zu ziehen.

 

9. Bestätige Deine Eingaben mit Abschließen