Wie gehe ich mit Inventaren um, die sich im Home Office befinden?

In der heutigen Zeit ist das Home Office nicht mehr weg zu denken. Inventare wandern vom Büro ins Home Office und wieder zurück. Wie geht man hier bei der Datenpflege in ITEXIA am besten vor? Wir zeigen dir hier, was zu beachten ist.


 

1) Den Wechsel des Inventars zwischen Büro und Home Office richtig tracken:

Je nach Anwendungsfall stehen dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

 

Fall 1:

Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Benutzer-Zugang

  • Damit besteht die Möglichkeit, dass jedes Teammitglied dafür verantwortlich ist, das eigene Inventar in der Software und App zu pflegen.
  • Dafür ist bspw. ein Standort 'Home Office' und ein Raum 'Home Office & Mitarbeiter-Name' im System hinterlegt. 
  • Das Teammitglied kann also bei Umzug vom Büro ins Home Office oder zurück ganz einfach das Inventar im neuen Raum hinterlegen - einfach über die Vorauswahl in der App oder in der Detailansicht der Web-App.
  • Wenn die Mitarbeiter nicht als Räume angelegt werden sollen, dann reicht ein Standort mit dem Namen 'Home Office' und ein Raum mit dem Namen 'Home Office'. Die Mitarbeiter können dann in einem Text-Feld oder einem Dropdown-Feld in der Inventarliste gepflegt werden. 

Fall 2:

Die Mitarbeiter haben keinen eigenen Benutzer-Zugang für die Software & App

  • In dem Fall muss der Mitarbeiter dem verantwortlichen Team-Mitglied der Inventarisierung (zB. Office Management) eine Nachricht zukommen lassen, bevor die Inventare vom Büro nach Hause wandern, so könnt ihr vorgehen:
      • Es ist ein Standort angelegt, der 'Home Office' heißt
      • Entsprechende Räume sind angelegt, zB. ein genereller Raum mit dem Namen 'Home Office', dann die Teammitglieder in einem Dropdown-Menü zuweisen oder einzelne Räume mit dem Namen 'HO+Name Teammitglied', Raumnummer kann hier dann zB. HO.1.M.Mustername sein.
      • Das Teammitglied, welches seine Inventare mit nach Hause nehmen will, sendet eine E-Mail an den Verantwortlichen mit der Inventarnummer, dieser trägt dann das Inventar im System um.
      • Kommt das Team-Mitglied wieder zurück, wird der gleiche Vorgang durchlaufen.
      • Zusätzlich kann bei Bedarf ein Bericht gezogen werden, der vom Mitarbeiter unterschrieben wird, als Protokoll praktisch. 
      • Wie man ein Protokoll/ Bericht in ITEXIA anlegen kann, zeigen wir dir im folgenden Artikel, bitte hier klicken. 

2.) Wie kommen die Etiketten auf die Inventare im Home Office? 

Auch hier stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Variante 1:

  • Der/ die Inventar-Verantwortliche (zB. das Office Management) kann die Mitarbeiter*innen vorher abfragen, was sich an Inventaren alles im Home Office befindet und dann die Etiketten an die Kollegen versenden, oder:

Variante 2:

  • Es wird ein fester Tag bestimmt, an dem alle ihre Gegenstände ins Büro bringen sollen, damit sie inventarisiert werden können.